10 Tipps für die Kommunikation als CIO

CIO haben meist nicht nur eine Rolle. Oft müssen sie sich gleichzeitig als Stratege, Dienstleister und Kommunikator sowohl nach oben als auch unten beweisen. Zehn Tipps helfen dabei.

Kommunikation ist das Um und Auf für den Erfolg als IT-Manager. Wenn Chief Information Officer, IT-Leiter und Co. die eigene Leistung nicht transparent machen können und den Nutzen der IT im Unternehmen nicht aufzeigen können, kommt sicher bald ein Outsourcing-Dienstleister mit den richtigen – weil passenden – Marketingslogans auf den Plan und nimmt den Managern die Ruder aus der Hand.
Um dies zu verhindern müssen IT-Manager oft über den eigenen Schatten springen, vor allem beim Thema Verständnis. Denn nicht alles, was für Spezialisten verständlich ist, ist dies dann auch für den »Kunden« im Unternehmen. Fach-Chinesisch, Akronyme und auch detaillierte Funktionsbeschreibungen schrecken den Anwender, aber auch den Businessstrategen zumeist eher ab.

IT-Verantwortliche sollten sich daher bewusst sein, dass unterschiedliche Zielgruppen im Unternehmen angesprochen werden, diese jeweils unterschiedliche Bedürfnisse haben und daher auch unterschiedliche Informationen benötigen – der Geschäftsführer ist beispielsweise vielfach nicht an tiefgehenden technischen Details interessiert, sondern vielmehr an Themen wie rechtliche Sicherheit und Geschäftserfolg.

Der Abteilungsleiter wiederum will das zur Verfügung stehende Budget nicht belasten und der Endanwender letztendlich will, dass sein Outlook rasch antwortet und er sich im Internet frei bewegen kann. Keiner der jeweiligen Ansprechpartner ist per se an IT-typischen Kennzahlen wie beispielsweise Verfügbarkeit oder den Antwortzeiten interessiert, technische Details interessieren ebenso wenig. IT-Manager sollten daher genauestens darüber nachdenken, welche Informationen Ansprechpartner wirklich benötigen und diese so aufbereiten, dass sie auch verstanden werden. Dafür lassen sich zehn grundlegende Kommunikations-Regeln für erfolgreiche CIO definieren.

Vertrauen
Gegenseitiges Vertrauen lässt sich am besten erreichen, indem seitens der Unternehmens-IT-Leitung die (internen) Kunden nicht über die angestrebten Ziele im Unklaren gelassen werden. Manager müssen deutlich machen, dass alle Beteiligten am selben Strang ziehen und gemeinsam am Unternehmenserfolg arbeiten wollen.

Transparenz
Auch Transparenz muss wichtiges Ziel eines jeden IT-Verantwortlichen sein – wenn die IT nur die sprichwörtliche Black Box ist und niemand Einblick in Strategien, Entscheidungen und Innovationen hat, dann ist sie einfach austauschbar geworden.

Nutzenorientierung
Bei der zielgerichteten Kommunikation sollte genauestens bedacht werden, welchen Nutzen der jeweilige Ansprechpartner in der jeweiligen Abteilung im Unternehmen aus der Information ziehen kann, die IT-Manager zur Verfügung stellen.

Offenheit
Auch Probleme offen anzusprechen heißt nicht, sich Blößen zu geben, sondern macht deutlich, dass IT-Verantwortliche bewusst Prioritäten setzen und Schwachstellen nicht aus den Augen verlieren. Schwierigkeiten sind nur eine Schande, wenn sie vertuscht und verheimlicht werden.

Kein Fachchinesisch
IT-Manager sollten vom (überbordenden) Gebrauch unerklärter Akronyme absehen – es sei denn, es soll im Unternehmen einzig und allein Verwirrung gestiftet werden.

Nutzen über Produktfeatures
Fachanwender sind üblicherweise weniger an den Marketingargumenten eines Herstellers bezüglich technischer Leistungsfähigkeit der Geräte und Anwendungen interessiert, als eher an dem konkreten Nutzen einer Technologie im praktischen Einsatz im Rahmen ihrer Arbeit.

Mehrwert
Anwender im Unternehmen ignorieren im Zuge des Tagesgeschäfts vielleicht die eine oder andere Sicherheitsanforderung, was sich für IT-Verantwortliche zum Problem auswächst. Wenn diesen Nutzern aber beispielsweise gezeigt wird, wie auch der private Rechner sicherer gemacht werden kann, fällt es diesen häufig auch leichter, die unternehmensinternen Anforderungen am Firmen-PC einzuhalten.

Verständnis
Technik ist zwar lästig, aber Anwender müssen dennoch mit ihr umgehen. IT-Manager sollten betroffenen Nutzern zeigen, dass Probleme ernst genommen werden.

Anschaulichkeit
Keine beeindruckenden Zahlenkolonnen, sondern schlanke Reports, Grafiken, wesentliche Informationen hervorgehoben – So können CIO sicherstellen, dass die Botschaften auch den Adressaten erreichen.

Gegenseitige Achtung
Nutzer sollten von den Unternehmens-Verantwortlichen nicht für technisches Un- oder Halbwissen verurteilt werden. Denn: In anderen Abteilungen sitzen Spezialisten aus anderen Gebieten. IT-Manager sollten daher statt zu blocken den Erfahrungsaustausch über Abteilungsgrenzen nutzen. Raus aus dem Keller, hin zum Kunden.

Stellenwert der IT im Unternehmen verbessern

In vielen Unternehmen gibt es nur wenig bis kein Bewusstsein für den hohen Beitrag den der IT-Manager für den Unternehmenserfolg leistet. Um mehr Aufmerksamkeit für die Leistungen des IT-Managers zu erzeugen, vergeben COMPUTERWELT und CONFARE schon zum vierten Mal den CIO Award. So werden jene IT-Manager vor den Vorhang geholt, die durch eine konsequente IT-Strategie die Unternehmensziele bestmöglich unterstützen, ihren Mitarbeitern Perspektiven und den Anwendern sowie internen Auftraggebern optimales Service bieten.

Zahlreiche hochkarätige Einreichungen aus unterschiedlichen Branchen zeigen, dass die IT-Manager einen hohen Bedarf haben, mit ihren eigenen Leistungen aufzuzeigen. Denn gerade jetzt in Zeiten der Krise muss auch die IT transparent machen, wie sie zum Unternehmenserfolg beiträgt. Der Preis wird im Rahmen des COMPUTERWELT CIO & IT-Manager Summit am 15. April 2010 im EURO PLAZA Conference Center in Wien verliehen. Diese Veranstaltung bietet hervorragende Rahmenbedingungen zum branchenübergreifenden Erfahrungsaustausch und Netzwerken, denn das Event hat sich in den letzten Jahren als entscheidender Treffpunkt österreichischer IT–Entscheider etabliert.

Johannes Bretbacher, von der Oberöstereichischen Gesundheits- und Spitals AG bekräftigt den Wert dieser Auszeichnung für IT-Manager: „Der CIO Award kann den Stellenwert des CIO im Unternehmen stärken und der weiteren Entwicklung unterstützen.“ Auch für Rudolf Köller, CIO der Kärntner Landesregierung,ist es wichtig, die Rolle der IT für den Unternehmenserfolg transparent zu machen.

Zur Beurteilung zieht die hochkarätig besetzte Jury rund um Prof. Thomas Pietsch (Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin), die Umsetzung der Unternehmens-Strategie, Personalentwicklung und Führung, Innovationsmanagement, interne Service-Vereinbarungen und das Management der IT-Services. Auch dem IT-Controlling widmet sich die Jury.

Technische Leistungsfähigkeit und reibungsloser Betrieb sind nicht Alles
Top-CIO sind sich einig: es reicht nicht mehr, hohe Servicequalität zu bieten und den Betrieb aufrecht zu erhalten. Rudolf Köller, CIO der Kärntner Landesregierung führt aus: „Heute sind weniger die rein Technologie bezogenen Fähigkeiten gefragt, als diejenigen des Mediators, Kommunikators und Netzwerkers. Die Rolle des technischen Experten spielt zwar noch immer eine zentrale Rolle als Basis, im täglichen Umgang mit den Kunden sind jedoch Verständnis für die Anforderungen des Geschäftsbereiches und deren Potentiale essentieller.“
Vertrauen des Kunden gewinnen

Das CIO & IT-Manager Summit steht auch heuer ganz im Zeichen der Rolle des IT-Managers im Unternehmen. Aktuelle Ergebnisse der ersten großen, rein österreichischen IT-Umfrage werden auf der Veranstaltung erstmals vorgestellt. Durchgeführt wurde diese Studie von den Unternehmensberatern der Firma Consigma, die sich intensiv mit den Herausforderungen für den IT-Manager befasst.
„Der (moderne) CIO handelt aus gesamtunternehmerischer Sicht und schließt die Lücke zwischen Fachbereich und IT.“, stellt Karl Hendling von Consigma fest. Gerade in wirtschaftlich schweren Zeiten und in Aufschwungphasen ist die IT besonders gefordert, Innovation und nachhaltige technologische Unterstützung zu bieten. Daher ist gerade jetzt auch der Erfahrungsaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg gefragt. Innitiativen wie der CIO Award von COMPUTERWELT und Confare lieferen die dafür notwendige Basis.
„Wenn wir nicht das Vertrauen des internen Kunden gewinnen, dann wird er sich über kurz oder lang über externe Dienstleister versorgen“, konkretisiert Dr. Andreas Singer vom Flughafen Wien die Aufgabe des CIO. Er sieht seine Rolle als Prozessberater und Ansprechpartner der Fachabteilungen, wenn es um Technologie und Innovation geht. Gerade ein Flughafen-Betrieb kann nur mit der richtigen Verzahnung von Business und IT europaweit eine Führungsrolle übernehmen, wie es der Flughafen Wien in technologischen Aspekten tut.
Daher sieht Singer VERTRAUEN als die Leitlinie seiner Management-Arbeit und der Arbeit seiner Abteilungen. Reine Kostenbetrachtungen und ROI Rechnungen reichen seiner Ansicht nicht, um die IT zum Erfolgsfaktor des Unternehmens zu machen. Durch die konsequente Orientierung an den Bedürfnissen des Business, hat er es geschafft in wesentliche Managemententscheidungen und Innovationsvorhaben frühzeitig eingebunden zu werden.

Wertvolle Inputs dazu liefern auf dem CIO & IT-Manager Summit Experten und CIO aus Unternehmen wie KELAG, Flughafen Nürnberg, Pidas, KPMG, Ernst & Young und IT Services der Sozialversicherung GmbH.
Der CIO-Award wird unterstützt von LB-Systems. Das unabhängige Systemhaus steuert eine spannende Fallstudie zum Thema Datapooling bei.

Nähere Informationen und Anmeldungsmöglichkeit zum CIO & IT-Manager Summit finden Sie im Internet unter www.cioaward.at.